Comment un standard téléphonique peut transformer votre service client
L’amélioration de la relation client est l’une des préoccupations constantes des entreprises désirant se développer. Pour y arriver, l’adoption de solutions technologiques telles qu’un standard téléphonique est une des nombreuses solutions envisagées.
Comment améliorer votre service client avec un standard téléphonique ? Explications.
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Plan de l'article
Standard téléphonique : qu’est-ce que c’est ?
Avant de voir comment vous améliorez votre relation client avec un standard téléphonique, prenons le temps de comprendre cette solution. Le standard téléphonique est un outil de télécommunication servant à la gestion des appels téléphoniques d’une entreprise.
Les appels téléphoniques gérés par le standard peuvent être internes, entre les collaborateurs, ou externes provenant de clients ou de fournisseurs.
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L’un des buts d’une entreprise qui a recours à cette solution est de transformer son service client. Cela est possible grâce aux fonctionnalités de l’outil de communication.
Standard téléphonique : des fonctionnalités pour transformer votre relation client
Les fonctionnalités du standard téléphonique sont nombreuses. Lorsqu’elles font l’objet d’une bonne utilisation, elles contribuent à transformer positivement votre relation client. Voici les fonctionnalités d’un standard téléphonique.
Le transfert d’appel
Cette fonction du standard téléphonique permet de rediriger automatiquement les appels vers les destinataires appropriés. Ainsi, le client ne sera pas trimballé d’un interlocuteur à un autre et trouvera satisfaction un peu de temps.
Par cette fonctionnalité, le standard téléphonique offre aux appelants diverses options. Lorsque le client qui appelle choisit l’option qui convient à sa problématique, cela permet aux équipes de l’entreprise de mieux adapter le traitement.
La file d’attente
Il est déjà arrivé qu’un client se plaigne d’un temps d’attente trop long au téléphone. Cette problématique peut être résolue grâce à une organisation minutieuse des appels entrants.
C’est ce que propose le standard téléphonique. Les appels sont organisés de sorte qu’ils puissent être pris en charge par un conseiller disponible suivant un ordre d’arrivée.
La messagerie vocale
Il s’agit d’une fonctionnalité qui permet aux clients qui appellent de laisser un message. Ils peuvent y expliquer la raison de leur appel ou demander à être rappelés.
Selon le fournisseur de standard téléphonique, cet outil peut permettre de recevoir les messages vocaux par email ou de les consulter en ligne.
Configuration du standard téléphonique : la clé pour améliorer votre service client
Pour améliorer votre service client, il ne suffit pas de s’appuyer sur les fonctionnalités du standard téléphonique. La configuration de cet outil est également une clé pour y arriver.
La configuration d’un standard téléphonique commence par la définition d’un numéro. Cette étape doit être effectuée intelligemment, car le numéro doit être facile à retenir pour vos clients.
Un numéro mnémotechnique est un atout marketing pour faciliter la relation client.
Veillez à ce que votre message d’accueil soit personnalisé à l’image de votre marque. Un bon message d’accueil doit contenir des informations essentielles afin de garantir la satisfaction totale de votre interlocuteur. Pensez à la musique d’attente qui vous ressemble et qui incarne votre marque.
Pour finir, en paramétrant convenablement le serveur vocal interactif (SVI) de votre standard téléphonique, vous lui assurez une performance maximale. Par conséquent, votre clientèle sera satisfaite de vos prestations.